Réussir son appel d'offres logistique

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Vous souhaitez remettre en cause votre logisticien actuel ou externaliser votre logistique. Les raisons de lancer un appel d’offres logistique sont nombreuses cependant l’offre proposée par le marché est tout aussi considérable. Nous vous livrons ici les facteurs clés pour réussir votre appel d’offres et nouer un partenariat avec le fournisseur qui répondra au mieux à vos attentes. Le comité de pilotage logistique deviendra alors une partie de plaisir, et non plus la réunion ou tout le monde s’arrache les cheveux devant l’étendue des difficultés rencontrées.

« Avant toute chose il faudra mettre au clair les motivations qui font que vous souhaitez remettre en cause votre organisation actuelle, mais aussi avoir une vision bien définie de vos activités, vos besoins et vos perspectives de développement ».

Le marché de la logistique est vaste, et il est aisé de se perdre, ou de ne pas orienter son choix vers le bon prestataire. Avant de lancer l’appel d’offres il faudra rigoureusement travailler sa liste de candidat et définir pour chacun ses domaines d’activité, ses spécialités, les produits qu’il a l’habitude de travailler et pour lesquels il a une véritable expertise. Au sein du groupe d’acteurs que vous aurez identifiés comme pouvant répondre à vos besoins, ils auront chacun une approche différente pour appréhender votre dossier. En effet certains fournisseurs ont bâti leur force sur des process innovants, ou sur une forte mécanisation des moyens de production, quand d’autres possèdent un bassin d’emploi à proximité qui leur permettent d’augmenter leur productivité de façon considérable et de répondre aux pics d’activité.

Pour communiquer avec les prestataires que vous souhaitez interroger, il vous faudra préalablement produire trois documents majeurs :

• Un cahier des charges expliquant vos attentes, votre organisation, la façon dont vous
  souhaitez intégrer la logistique dans les process existants, le planning des phases de la consultation ainsi que le planning de mise en œuvre post consultation du futur projet.
• Une grille tarifaire sur les prestations logistiques qui seront demandées à votre futur partenaire. Cette grille permettra d’évaluer les candidats suivant le coût des prestations (préparation de commande, stockage, gestion des retours, …). Pour que cette grille tarifaire prenne tout son sens il faudra mettre en face de chaque prestation les unités d’œuvre pour définir le coût total de chaque poste.
• Une grille tarifaire transporteur, en effet dans les activité logistique une part importante du coût est associée aux tarifs des transports. Par exemple pour les activités e-commerce choisir un logisticien permettant d’accéder à une grille postale optimisée est un élément extrêmement important dans la consultation.

Dans le cahier des charges le périmètre de responsabilité de votre futur logisticien devra être clairement défini. Quelles sont les prestations qu’il devra réaliser pour votre compte et quelles sont celles qui ne rentreront pas dans le contrat et dont il n’aura pas la charge. Nous constatons trop de relation client-logisticien qui se détériorent dans le temps uniquement parce que le cadre et les responsabilités ne sont pas clairement définis au départ de la relation.

Au sein du document de consultation les 4 thèmes suivants devront être traités avec une attention toute particulière :

1. Une description détaillée du flux physique que le logisticien devra traiter, la volumétrie, la saisonnalité, la répartition des points de livraison, le nombre d’articles par commande, le poids des commandes, etc…. Autant d’informations qui permettront au logisticien de proposer une réponse en adéquation et de proposer un outil de production bien dimensionné.
2. La logistique est un partenariat entre deux acteurs qui nécessite d’avoir une transmission d’informations sans faille. La partie traitement des systèmes d’informations est un élément majeur de la consultation et est parfois plus importante que le simple critère de prix. L’intégralité de cette partie sera détaillée très précisément quitte à fournir des exemples de fichiers. L’ensemble des interfaces à mettre en place seront explicitées de même que le format des fichiers qui seront fournis au logisticien et ceux que vous souhaitez recevoir à votre tour.
3. Les critères d’évaluation des offres seront communiqués dans la consultation et pondérés entre eux. De cette manière le candidat pourra construire sa réponse en mettant l’accent sur des points qui vous sont chers. Nous retrouvons régulièrement les critères suivants : tarifs des prestations, capacité à proposer des canaux de distribution variés à des tarifs compétitifs, disponibilités du service informatique, qualité des process décris dans l’offre, engagement pris sur la qualité de service, ….
4. Présenter les livrables que vous souhaitez recevoir de la part des candidats interrogés. Chaque logisticien a une manière différente de présenter sa réponse à un appel d’offres si vous voulez pouvoir comparer les réponses entre elles, il est important d’aiguiller au maximum les logisticiens sur les formats de réponses attendus et les informations complémentaires que vous souhaitez voir apparaitre.

En conclusion, remettre en question sa logistique ne se résume pas seulement à trouver le prestataire le plus enclin à réponde à vos besoins, c’est une aussi une formidable occasion de remettre à plat l’ensemble de vos process et votre organisation associée. L’appel d’offres logistique est un temps fort important pour identifier et mettre en place des chantiers d’optimisation pour contrer ce qui n’aurait éventuellement pas marché dans le passé. Ces chantiers permettront de démarrer le nouveau partenariat sur des bases solides.

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